各学院、各位研究生：
为促进我校各学科国际交流与合作，学习借鉴国际先进学术成果，拓宽研究生国际视野，提升学术水平与学科影响力，根据《广西大学研究生教育内涵式发展“十四五”教育质量倍增计划项目》的建设精神，学校鼓励并资助研究生参加高水平国际学术会议，现就有关事项通知如下：
一、 资助对象
（一）资助对象为我校全日制在校研究生，其中优先资助博士研究生参加国（境）外举办的国际学术会议，同等条件下，优先资助学术型研究生申请参加国际学术会议。
二、 资助要求与资助方式
（一）研究生以第一作者（或导师为第一作者、研究生为第二作者）撰写的学术论文（第一署名单位必须为广西大学）投稿本学科领域权威的国际学术会议并被录用，且受邀在会议上做口头报告。
（二）资助研究生参加国（境）外及国内线下举办的国际学术会议的会议注册费、交通费、住宿费等支出，具体额度根据实际情况核定；正在国（境）外学习的研究生参加境外举办的国际学术会议，仅资助会议注册费。
（三）采用“后资助”方式，即研究生参会前申报，学校审批，会后提交参会总结材料再予以资助。
三、工作安排
（一）学院审核推荐
研究生在接收到会议主办方的邀请函或论文录用函后，于会议召开之前尽早向所在学院提出资助申请。申请者需填写《广西大学研究生高水平国际学术会议申请表》（附件1）；论文录用函或大会邀请函（需有主办方签章或主席签名，明确论文已被接收且在会议上做口头报告）。以上材料交到各学院的研究生办公室。
各学院负责对研究生申请材料进行初审，具体对其所申请参加的国际学术会议的性质、层次、会议主题、论文录用函或会议邀请函等进行审核认定。学院汇总初审通过的研究生申请材料，形成《广西大学研究生高水平国际学术会议汇总表》（附件2，加盖学院公章）和相关申请材料的电子版上报至研究生院。
（二）研究生院审核
研究生院对申报材料进行复审，确定资助人员并核定资助额度，将资助意见反馈至学院联系人或研究生办公室，不再另行公布。
研究生参加国际会议后，需向研究生院提交以下电子版总结材料（打包压缩，命名：XXX学院-姓名-高水平国际学术会议）备案存档：
1.《广西大学研究生高水平国际学术会议申请表》（附件1）；
2.《广西大学研究生高水平国际学术会议汇总表》（附件2）；
3.论文录用函或大会邀请函（需有主办方签章或主席签名，明确论文已被接收且在会议上做口头报告）；
4.会议背景资料、官方会议日程安排表（首页和申请者口头报告时间对应页）；录用论文全文或摘要（需为会议主办方投稿系统下载版本）；
5.《广西大学研究生高水平国际学术会议总结报告》（附件3）；
6.其他参会证明材料（含本人参会作报告照片至少2张，会议报告PPT或学术海报）。
四、其他说明
（一）工作安排
7月12日-9月5日（暑假期间）的会议，研究生个人将参会申请表和论文录用函或大会邀请函（需有主办方签章或主席签名，明确论文已被接收且在会议上做口头报告），两份材料直接发送至研究生院邮箱[email protected]，以邮件回复审批结果为准。
9月6日-12月31日期间的会议，研究生需将参会申请表及参会佐证材料提交到学院，由学院进行初审，再统一报送到研究生院审批。各学院的申请时间可根据实际情况自行确定，应遵循提早部署、详尽规划、精心好彩堂的工作原则。
（二）财务报销
研究生在研究生院审批同意其参加国际会议后，需向研究生院提交电子版总结材料以备案存档，方可按照学校财务规定办理报账手续。实际费用低于批准额度时，实报实销；实际费用超过批准额度时，按批准额度上限报销。
未尽事宜，请与研究生院项目管理岗李老师联系，联系电话：3186002。
研究生院
2025年7月14日
